بهترین فتوکپی شارپ برای حجم کاری بالا چیست؟ راهنمای انتخاب
بهترین فتوکپی شارپ برای حجم کاری بالا چیست؟
وقتی حجم چاپ یک مجموعه افزایش پیدا میکند، انتخاب دستگاه کپی دیگر فقط به کیفیت چاپ یا قیمت اولیه محدود نمیشود. دستگاه باید بتواند در ساعات کاری طولانی، سفارشهای متوالی و استفاده چند کاربر عملکرد پایدار و قابلاعتمادی داشته باشد.
یک دستگاه مناسب برای دفتر کوچک ممکن است در محیطی با حجم چاپ بالا خیلی زود با استهلاک بیشتر، توقفهای مکرر یا افزایش هزینه نگهداری مواجه شود.
به همین دلیل اگر برای یک شرکت، اداره، مدرسه، دانشگاه، کافینت یا مجموعه پرتردد قصد خرید فتوکپی شارپ دارید، باید ظرفیت کاری دستگاه را در کنار سرعت، امکانات و هزینه مواد مصرفی بررسی کنید.
در این مقاله توضیح میدهیم برای چاپ زیاد باید به چه مشخصاتی توجه کرد و چگونه دستگاهی متناسب با حجم واقعی کار انتخاب کنیم.
منظور از حجم کاری بالا در دستگاه کپی چیست؟
حجم کاری فقط به تعداد صفحاتی که دستگاه در یک روز چاپ میکند محدود نمیشود.
فرض کنید دو شرکت در ماه تعداد تقریباً یکسانی چاپ دارند. در شرکت اول چاپها در طول ماه پراکنده هستند، اما در شرکت دوم بخش زیادی از چاپ در چند روز مشخص انجام میشود.
فشار واردشده به دستگاه در این دو شرایط یکسان نیست.
هنگام بررسی حجم کاری باید به موارد زیر توجه کرد:
- تعداد چاپ روزانه
- تعداد چاپ ماهانه
- تعداد کاربران دستگاه
- مدت استفاده مداوم
- تعداد سفارشهای سنگین
- میزان اسکن روزانه
- تعداد چاپهای دورو
- ساعات اوج استفاده
بنابراین فقط دانستن تعداد چاپ ماهانه برای انتخاب دستگاه کافی نیست.
چه کسبوکارهایی به دستگاه کپی با توان کاری بالا نیاز دارند؟
بسیاری از محیطهای اداری با یک دستگاه متوسط میتوانند نیازهای خود را برطرف کنند، اما بعضی مجموعهها شرایط متفاوتی دارند.
برای مثال:
- ادارات و سازمانها
- دانشگاهها و مراکز آموزشی
- مدارس بزرگ
- شرکتهای حسابداری پرتردد
- دفاتر حقوقی بزرگ
- شرکتهای بازرگانی
- کارخانهها
- مراکز چاپ و تکثیر
- کافینتها
- شرکتهایی با تعداد زیاد کارمند
ممکن است روزانه حجم قابلتوجهی چاپ، کپی و اسکن داشته باشند.
در چنین محیطهایی، انتخاب دستگاهی ضعیفتر از نیاز واقعی میتواند هزینههای تعمیر و توقف کار را افزایش دهد.
سرعت چاپ چقدر اهمیت دارد؟
یکی از اولین مشخصاتی که هنگام انتخاب دستگاه برای حجم کاری بالا بررسی میشود، سرعت چاپ است.
سرعت معمولاً بر اساس تعداد صفحات قابل چاپ در دقیقه بیان میشود.
برای مثال اگر دو دستگاه به ترتیب ۲۴ و ۳۱ صفحه در دقیقه چاپ کنند، اختلاف هفت صفحه شاید در یک سفارش کوچک چندان مهم نباشد.
اما فرض کنید روزانه چندین فایل صدصفحهای چاپ میشود. در این شرایط اختلاف سرعت به مرور میتواند زمان قابلتوجهی ایجاد کند.
بنابراین برای محیطهای پرتردد، سرعت بالاتر میتواند:
- زمان انتظار کاربران را کاهش دهد.
- صف چاپ را کوتاهتر کند.
- بهرهوری مجموعه را افزایش دهد.
با این حال، سرعت تنها معیار انتخاب دستگاه نیست.
آیا سریعترین دستگاه همیشه بهترین انتخاب است؟
خیر.
یکی از اشتباهات هنگام خرید فتوکپی شارپ این است که فقط عدد سرعت را مقایسه کنیم.
ممکن است دستگاهی سرعت بالایی داشته باشد، اما امکانات دیگری که برای مجموعه شما اهمیت دارند در آن متفاوت باشند.
برای حجم کاری بالا باید مجموعهای از عوامل را در کنار هم بررسی کرد:
سرعت + ظرفیت کاغذ + فیدر + دابلکس + شبکه + مواد مصرفی + خدمات فنی
بنابراین دستگاه مناسب باید یک مجموعه متعادل از این ویژگیها را ارائه دهد.
ظرفیت کاغذ در محیطهای پرتردد
فرض کنید دستگاه سرعت بالایی دارد اما کاست آن مرتب خالی میشود.
در این حالت کاربر مجبور است چندین بار در روز کاغذ دستگاه را تأمین کند و بخشی از مزیت سرعت بالا از بین میرود.
در مجموعههای پرتردد، ظرفیت مناسب کاغذ اهمیت بیشتری پیدا میکند.
وجود چند کاست نیز میتواند مفید باشد؛ زیرا امکان قرار دادن اندازهها یا انواع مختلف کاغذ را فراهم میکند.
برای مثال میتوان یک کاست را برای A4 و کاست دیگر را برای A3 در نظر گرفت.
فیدر؛ یکی از مهمترین امکانات برای اسکن زیاد
در محیطهای پرتردد فقط چاپ اهمیت ندارد. ممکن است روزانه صدها صفحه نیز اسکن یا کپی شوند.
اگر قرار باشد صفحات یکییکی روی شیشه دستگاه قرار بگیرند، زمان زیادی از کارکنان گرفته خواهد شد.
فیدر یا ADF امکان ورود خودکار مجموعهای از اسناد را فراهم میکند.
این قابلیت خصوصاً برای:
- پروندههای اداری
- قراردادها
- اسناد حسابداری
- مدارک دانشجویان
- پروندههای مشتریان
- اسناد بیمه
بسیار کاربردی است.
بنابراین اگر حجم اسکن مجموعه زیاد است، هنگام انتخاب دستگاه فقط سرعت چاپ را بررسی نکنید.
چاپ دورو در حجم کاری بالا چه اهمیتی دارد؟
قابلیت Duplex امکان چاپ خودکار روی دو طرف کاغذ را فراهم میکند.
در محیطی که ماهانه هزاران صفحه چاپ میشود، استفاده از چاپ دورو میتواند تأثیر محسوسی بر میزان مصرف کاغذ داشته باشد.
این قابلیت برای چاپ مواردی مانند:
- قرارداد
- جزوه
- گزارش
- پرونده
- دستورالعمل
- اسناد داخلی شرکت
بسیار کاربردی است.
علاوه بر کاهش مصرف کاغذ، چاپ دورو حجم فیزیکی اسناد بایگانیشده را نیز کاهش میدهد.
قابلیت شبکه برای چند کاربر
در یک شرکت بزرگ ممکن است دهها کاربر به یک دستگاه کپی متصل باشند.
در این شرایط قابلیت شبکه ضروریتر میشود.
کاربران میتوانند از سیستمهای مختلف فایل خود را مستقیماً برای دستگاه ارسال کنند و نیازی به انتقال فایل با فلش یا مراجعه به یک کامپیوتر خاص نداشته باشند.
هرچه تعداد کاربران دستگاه بیشتر باشد، اهمیت مدیریت صحیح چاپ و شبکه نیز افزایش پیدا میکند.
دستگاه سیاهوسفید یا رنگی برای چاپ زیاد؟
اگر عمده چاپ مجموعه شامل اسناد متنی است، دستگاه سیاهوسفید معمولاً انتخاب منطقیتری خواهد بود.
برای مثال:
- قرارداد
- فاکتور
- نامه اداری
- پرونده
- جزوه
- فرم
- گزارش متنی
اغلب نیازی به رنگ ندارند.
در مقابل، اگر بخش قابلتوجهی از اسناد شامل نمودار، تصاویر، گزارشهای مدیریتی یا محتوای تبلیغاتی باشد، دستگاه رنگی ارزش بیشتری خواهد داشت.
برای حجم بالای چاپ، هزینه مواد مصرفی دستگاه رنگی نیز باید دقیقتر محاسبه شود.
BP-20M24 برای چه حجمی مناسب است؟
Sharp BP-20M24 یک دستگاه سیاهوسفید است که میتواند برای بسیاری از دفاتر و مجموعههایی با حجم کاری معمولی مورد بررسی قرار گیرد.
سرعت حدود ۲۴ صفحه در دقیقه برای بسیاری از فعالیتهای اداری کافی است.
این مدل میتواند برای:
- دفاتر کوچک و متوسط
- شرکتها
- مراکز آموزشی
- مجموعههایی با چاپ روزانه معمولی
مناسب باشد.
اما اگر تعداد کاربران زیاد است یا دستگاه مرتباً سفارشهای سنگین دریافت میکند، بررسی مدل سریعتر میتواند منطقیتر باشد.
BP-20M31 برای محیطهای پرتردد
برای مجموعههایی که سرعت بیشتری نیاز دارند، Sharp BP-20M31 گزینه مهمتری برای بررسی است.
سرعت حدود ۳۱ صفحه در دقیقه باعث میشود دستگاه بتواند سفارشهای چاپ را سریعتر پردازش کند.
این موضوع برای شرکتهایی که چندین کاربر به یک دستگاه متصل هستند اهمیت بیشتری دارد.
BP-20M31 میتواند برای:
- شرکتهای متوسط و بزرگ
- مدارس و مراکز آموزشی پرتردد
- شرکتهای حسابداری
- ادارات
- دفاتر خدماتی
- مجموعههایی با حجم چاپ بالاتر
مورد بررسی قرار گیرد.
BP-20C35 برای مجموعههایی که چاپ رنگی هم دارند
اگر مجموعه علاوه بر حجم کاری مناسب به چاپ رنگی نیز نیاز دارد، شرایط انتخاب متفاوت خواهد بود.
Sharp BP-20C35 امکان چاپ رنگی را فراهم میکند و میتواند برای مجموعههایی که اسناد رنگی بخش واقعی فعالیت روزانه آنهاست بررسی شود.
برای مثال:
- شرکتهای معماری
- واحدهای بازاریابی
- شرکتهای تجاری
- مراکز آموزشی
- شرکتهایی که گزارشهای رنگی چاپ میکنند
ممکن است از دستگاه رنگی استفاده بیشتری داشته باشند.
البته در حجم چاپ بالا باید هزینه تونرهای رنگی و سایر مواد مصرفی نیز در محاسبات لحاظ شود.
آیا BP-20M24L برای حجم کاری بالا مناسب است؟
BP-20M24L را بهتر است برای نیازهای اقتصادیتر و حجم کاری متناسب با امکانات آن بررسی کرد.
اگر حجم چاپ مجموعه زیاد است، انتخاب دستگاه صرفاً به دلیل قیمت پایینتر میتواند در بلندمدت تصمیم مناسبی نباشد.
قبل از خرید باید مشخص شود دستگاه روزانه چند ساعت استفاده خواهد شد و چند کاربر به آن نیاز دارند.
برای محیطهای پرتردد، معمولاً بهتر است ظرفیت و امکانات دستگاه را کمی بالاتر از نیاز فعلی در نظر بگیرید تا با رشد مجموعه سریعاً مجبور به تعویض دستگاه نشوید.
جدول مقایسه اولیه مدلها
| مدل | نوع چاپ | سرعت تقریبی | مناسب برای |
|---|---|---|---|
| BP-20M24L | سیاهوسفید | 24 برگ در دقیقه | نیازهای اقتصادی و سبکتر |
| BP-20M24 | سیاهوسفید | 24 برگ در دقیقه | دفاتر کوچک و متوسط |
| BP-20M31 | سیاهوسفید | 31 برگ در دقیقه | محیطهای پرترددتر |
| BP-20C35 | رنگی | 35 برگ در دقیقه | مجموعههای نیازمند چاپ رنگی |
این جدول برای مقایسه اولیه است. قبل از خرید، امکانات دقیق هر دستگاه و نوع استفاده مجموعه را نیز بررسی کنید.
هزینه هر برگ در چاپ زیاد اهمیت بیشتری پیدا میکند
فرض کنید دو دستگاه در هزینه چاپ هر برگ اختلاف بسیار کوچکی داشته باشند.
اگر ماهانه فقط چندصد صفحه چاپ کنید، این اختلاف چندان محسوس نیست.
اما در مجموعهای که ماهانه هزاران یا دهها هزار صفحه چاپ دارد، اختلاف کوچک هزینه هر برگ در طول یک سال میتواند به مبلغ قابلتوجهی تبدیل شود.
بنابراین برای حجم کاری بالا حتماً موارد زیر را بررسی کنید:
- قیمت تونر
- ظرفیت تونر
- عمر درام
- دولوپر
- قطعات مصرفی
- هزینه سرویس
قیمت اولیه دستگاه فقط بخشی از هزینه واقعی استفاده است.
اهمیت سرویس دورهای برای دستگاههای پرتردد
هرچه دستگاه بیشتر کار کند، اهمیت نگهداری صحیح آن افزایش پیدا میکند.
گردوغبار کاغذ، آلودگی مسیر حرکت کاغذ و استهلاک قطعات میتواند در طول زمان باعث کاهش کیفیت یا ایجاد مشکلاتی مانند Paper Jam شود.
سرویس دورهای کمک میکند برخی مشکلات قبل از تبدیل شدن به خرابی جدی شناسایی شوند.
در محیطهای پرتردد بهتر است دستگاه فقط زمانی که خراب شد سرویس نشود.
آیا برای حجم چاپ خیلی بالا بهتر است دو دستگاه داشته باشیم؟
در بعضی مجموعهها بله.
اگر تمام فعالیت مجموعه به یک دستگاه وابسته باشد، خرابی آن میتواند بخش بزرگی از کار را متوقف کند.
برای سازمانها یا مراکز چاپ پرتردد، گاهی استفاده از دو دستگاه متوسط به جای وابستگی کامل به یک دستگاه میتواند مزایایی داشته باشد.
برای مثال:
- تقسیم فشار کاری
- کاهش صف چاپ
- امکان ادامه فعالیت هنگام سرویس یکی از دستگاهها
- تفکیک چاپهای مختلف
البته این تصمیم باید بر اساس حجم واقعی کار و هزینه نگهداری گرفته شود.
دستگاه نو یا استوک برای حجم کاری بالا؟
اگر دستگاه استوک برای محیط پرتردد خریداری میشود، بررسی فنی آن اهمیت بسیار بیشتری دارد.
فقط ظاهر دستگاه یا قیمت آن را بررسی نکنید.
مواردی مانند:
- شمارنده
- وضعیت درام
- دولوپر
- فیوزینگ
- رولرها
- فیدر
- کیفیت چاپ
- سابقه سرویس
باید مورد توجه قرار گیرند.
دستگاه استوک سالم میتواند گزینه اقتصادی مناسبی باشد، اما دستگاهی که قطعات اصلی آن به پایان عمر خود نزدیک شدهاند ممکن است پس از خرید هزینه زیادی ایجاد کند.
۷ نشانه که به دستگاه قویتری نیاز دارید
اگر چند مورد از شرایط زیر را دارید، بهتر است هنگام خرید مدلهای مناسبتر برای حجم کاری بالا را بررسی کنید:
- کاربران مرتباً منتظر پایان چاپ هستند.
- دستگاه تقریباً در تمام ساعات کاری فعال است.
- سفارشهای چندصدصفحهای زیاد دارید.
- چندین کاربر همزمان فایل ارسال میکنند.
- کاست دستگاه مرتباً نیاز به کاغذ دارد.
- حجم اسکن روزانه بالاست.
- کسبوکار شما در حال رشد است و حجم چاپ افزایش خواهد یافت.
در چنین شرایطی انتخاب دستگاه صرفاً بر اساس نیاز امروز ممکن است باعث شود خیلی زود به دستگاه دیگری نیاز پیدا کنید.
قبل از خرید این محاسبه ساده را انجام دهید
برای یک ماه، تعداد تقریبی چاپ مجموعه را ثبت کنید.
سپس مشخص کنید:
تعداد چاپ ماهانه ÷ تعداد روز کاری = میانگین چاپ روزانه
بعد ساعات اوج استفاده را نیز مشخص کنید.
برای مثال ممکن است میانگین چاپ روزانه ۵۰۰ برگ باشد اما ۳۰۰ برگ آن بین ساعت ۹ تا ۱۱ صبح چاپ شود.
این اطلاعات برای انتخاب دستگاه بسیار مفیدتر از گفتن «ما چاپمان زیاد است» خواهد بود.
چطور انواع فتوکپی شارپ را مشاهده کنیم؟
اگر بین چند مدل مردد هستید، ابتدا مشخصات دستگاهها را در کنار یکدیگر مقایسه کنید.
این بخش را برای لینک داخلی اصلی مقاله استفاده کن:
برای مشاهده مدلها، بررسی مشخصات و مقایسه انواع فتوکپی شارپ میتوانید به صفحه دستگاههای کپی شارپ پویاشارپ مراجعه کنید.
عبارت «فتوکپی شارپ» را به صفحه «دستگاه کپی شارپ» سایت لینک بده.
این لینک برای استراتژی سئویی فعلی ما اهمیت زیادی دارد.
جمعبندی؛ برای چاپ زیاد چه فتوکپی شارپی بخریم؟
برای انتخاب فتوکپی شارپ برای حجم کاری بالا نباید فقط به سرعت دستگاه توجه کرد.
سرعت، ظرفیت کاغذ، فیدر، دابلکس، شبکه، هزینه مواد مصرفی، تعداد کاربران و خدمات فنی همگی باید در کنار یکدیگر بررسی شوند.
بهصورت کلی:
BP-20M24L → برای نیازهای اقتصادیتر و حجم متناسب
BP-20M24 → برای دفاتر و حجم کاری معمولی تا متوسط
BP-20M31 → برای مجموعههای پرترددتر و نیازمند سرعت بیشتر
BP-20C35 → برای مجموعههایی که در کنار حجم کاری مناسب به چاپ رنگی نیز نیاز دارند
اما انتخاب نهایی باید بر اساس شرایط واقعی مجموعه انجام شود.
اگر نمیدانید چه دستگاهی با حجم چاپ شما تناسب دارد، میتوانید تعداد تقریبی چاپ ماهانه، تعداد کاربران و نوع اسناد خود را مشخص کرده و برای انتخاب مدل مناسب با کارشناسان پویاشارپ مشورت کنید.
تلفن پویاشارپ: 021-88863665
سوالات متداول
بهترین دستگاه کپی شارپ برای چاپ زیاد چیست؟
مدل مناسب به حجم چاپ، تعداد کاربران و نوع استفاده بستگی دارد. برای محیطهای پرتردد، مدلهایی با سرعت و ظرفیت بالاتر مانند BP-20M31 میتوانند نسبت به مدلهای سبکتر گزینه مناسبتری برای بررسی باشند.
سرعت دستگاه برای چاپ زیاد چقدر باید باشد؟
عدد ثابتی برای همه مجموعهها وجود ندارد. هرچه تعداد کاربران و سفارشهای چاپ بیشتر باشد، سرعت بالاتر اهمیت بیشتری پیدا میکند.
آیا BP-20M24 برای شرکت مناسب است؟
برای بسیاری از دفاتر و شرکتهای کوچک و متوسط میتواند مناسب باشد. اگر حجم چاپ و تعداد کاربران زیاد باشد، بهتر است مدلهای سریعتر نیز مقایسه شوند.
برای چاپ زیاد دستگاه رنگی بهتر است یا سیاهوسفید؟
اگر بیشتر اسناد متنی هستند، معمولاً دستگاه سیاهوسفید اقتصادیتر است. اگر رنگ بخش ضروری اسناد شماست، دستگاه رنگی باید بررسی شود.
آیا دستگاه استوک برای چاپ زیاد مناسب است؟
میتواند مناسب باشد، به شرط آنکه قبل از خرید از نظر شمارنده، درام، دولوپر، فیوزینگ، رولرها و سایر بخشهای فنی بررسی شده باشد.
چرا هزینه مواد مصرفی در حجم چاپ بالا مهم است؟
زیرا حتی اختلاف کوچک در هزینه هر صفحه، وقتی در هزاران چاپ ماهانه ضرب شود، در طول سال مبلغ قابلتوجهی خواهد شد.
