دستگاه کپی بهتر است یا پرینتر؟ مقایسه کامل برای شرکتها
دستگاه کپی بهتر است یا پرینتر؟
برای یک دفتر کوچک که روزانه تعداد محدودی سند چاپ میکند، خرید یک پرینتر میتواند کاملاً کافی باشد. اما با افزایش تعداد کارکنان و حجم اسناد، نیازهای مجموعه تغییر میکند و ممکن است یک دستگاه کپی چندکاره انتخاب مناسبتری باشد.
اینجاست که سؤال مهمی مطرح میشود:
برای شرکت دستگاه کپی بخریم یا پرینتر؟
پاسخ برای همه یکسان نیست.
تعداد چاپ روزانه، اندازه کاغذ موردنیاز، تعداد کاربران، نیاز به اسکن و کپی، استفاده از فیدر، چاپ دورو و حتی رشد احتمالی شرکت میتوانند روی انتخاب تأثیر بگذارند.
در ادامه تفاوت دستگاه کپی و پرینتر را از دید یک کسبوکار بررسی میکنیم.
تفاوت اصلی دستگاه کپی و پرینتر چیست؟
در سادهترین تعریف، پرینتر برای دریافت یک فایل دیجیتال از کامپیوتر، موبایل یا شبکه و چاپ آن روی کاغذ طراحی شده است.
اما دستگاههای کپی چندکاره اداری معمولاً مجموعهای از قابلیتها را در یک دستگاه ارائه میکنند:
کپی + پرینت + اسکن
بسته به مدل، امکانات دیگری مانند فیدر، دابلکس، شبکه و پشتیبانی از اندازههای مختلف کاغذ نیز در اختیار کاربر قرار میگیرد.
بنابراین سؤال اصلی فقط این نیست که «کدام دستگاه بهتر چاپ میکند؟»
بلکه باید پرسید:
مجموعه ما چه کارهایی را قرار است با دستگاه انجام دهد؟
اگر فقط پرینت میگیریم، پرینتر کافی است؟
در بسیاری از مواقع بله.
فرض کنید یک دفتر کوچک دارید و بیشتر کار شما شامل چاپ:
- فاکتور
- نامه
- چند صفحه قرارداد
- گزارشهای کوتاه
- اسناد داخلی
است.
اگر روزانه تعداد کمی چاپ دارید و تقریباً نیازی به کپی و اسکن اسناد چندصفحهای ندارید، یک پرینتر مناسب میتواند نیازتان را برطرف کند.
در چنین شرایطی خرید دستگاه کپی بزرگتر ممکن است امکاناتی در اختیار شما قرار دهد که عملاً استفادهای از آنها ندارید.
چه زمانی دستگاه کپی انتخاب بهتری است؟
با افزایش حجم کار، شرایط تغییر میکند.
اگر مجموعه شما روزانه با تعداد زیادی سند کاغذی سروکار دارد و علاوه بر پرینت، مرتباً کپی و اسکن انجام میدهد، دستگاه کپی چندکاره ارزش بیشتری پیدا میکند.
بهخصوص اگر چند مورد زیر درباره شرکت شما صدق میکند:
- حجم چاپ روزانه بالاست.
- چند کارمند از یک دستگاه استفاده میکنند.
- مرتباً اسناد را کپی میکنید.
- اسکن پروندههای چندصفحهای دارید.
- کاغذ A3 نیاز دارید.
- چاپ دورو زیاد انجام میدهید.
- فیدر برایتان مهم است.
- دستگاه باید به شبکه شرکت متصل شود.
در این شرایط بهتر است دستگاه کپی را جدیتر بررسی کنید.
تفاوت دستگاه کپی و پرینتر از نظر حجم چاپ
یکی از مهمترین معیارها حجم کاری است.
یک پرینتر رومیزی ممکن است برای چاپ روزانه محدود کاملاً مناسب باشد، اما اگر چندین کاربر دائماً فایلهای حجیم برای آن ارسال کنند، نیاز مجموعه از سطح یک پرینتر ساده فراتر میرود.
دستگاههای کپی اداری برای محیطهایی طراحی میشوند که چاپ و مدیریت اسناد بخش مهمی از فعالیت روزانه آنهاست.
بنابراین قبل از خرید بهتر است تعداد تقریبی چاپ ماهانه مجموعه را مشخص کنید.
مثلاً نگویید:
«چاپمان زیاد است.»
بهتر است بدانید:
«تقریباً ماهانه ۵۰۰، ۳۰۰۰ یا ۱۰ هزار صفحه چاپ داریم.»
هرچه اطلاعات دقیقتر باشد، انتخاب دستگاه نیز منطقیتر خواهد بود.
تفاوت سرعت پرینتر و دستگاه کپی
نمیتوان گفت هر دستگاه کپی از هر پرینتری سریعتر است؛ مدل دستگاه تعیینکننده است.
پرینترهای سریع نیز در بازار وجود دارند.
اما در محیط اداری فقط عدد سرعت چاپ مهم نیست.
فرض کنید ۳۰ صفحه قرارداد دارید که باید ابتدا اسکن، سپس چند نسخه از آن کپی و در نهایت فایل دیگری نیز چاپ شود.
در چنین سناریویی امکاناتی مانند:
فیدر + اسکن + کپی + دابلکس + شبکه
میتوانند بیشتر از چند صفحه اختلاف سرعت اهمیت داشته باشند.
بنابراین بهتر است کل فرآیند کاری را مقایسه کنید، نه فقط عدد Pages Per Minute.
نیاز به A3 میتواند انتخاب را کاملاً تغییر دهد
این یکی از نکات مهم برای بسیاری از کسبوکارهاست.
پرینترهای اداری کوچک معمولاً بیشتر برای A4 استفاده میشوند، در حالی که بسیاری از دستگاههای کپی اداری امکان کار با A3 را نیز دارند.
A3 میتواند برای مجموعههایی مانند:
- دفاتر فنی
- شرکتهای معماری
- مدارس و مراکز آموزشی
- واحدهای حسابداری
- شرکتهای مهندسی
- برخی سازمانها
کاربرد داشته باشد.
اگر در مجموعه شما حتی بهصورت دورهای اسناد A3 استفاده میشود، این موضوع را قبل از خرید در نظر بگیرید.
فیدر؛ تفاوتی که در دفتر شلوغ احساس میشود
فرض کنید یک قرارداد ۴۰ صفحهای دارید و میخواهید تمام صفحات را اسکن کنید.
بدون فیدر ممکن است مجبور شوید صفحات را یکییکی روی شیشه اسکنر قرار دهید.
اما در دستگاه مجهز به ADF میتوانید مجموعه صفحات را داخل فیدر قرار دهید تا دستگاه آنها را به ترتیب دریافت کند.
اگر فقط ماهی یک صفحه اسکن میکنید، شاید این قابلیت چندان مهم نباشد.
اما برای:
دفاتر حقوقی، حسابداری، بیمه، مدارس، شرکتها و سازمانها
که مرتباً اسناد چندصفحهای دارند، فیدر میتواند زمان زیادی ذخیره کند.
دستگاه کپی برای اسکن بهتر است یا پرینتر؟
باید دقیقتر بگوییم: دستگاه کپی چندکاره یا پرینتر چندکاره؟
چون پرینترهای چندکاره نیز قابلیت اسکن دارند.
بنابراین صرف وجود اسکنر، دستگاه کپی را برنده نمیکند.
باید مواردی مانند:
- نوع فیدر
- سرعت اسکن
- اسکن چندصفحهای
- اسکن شبکهای
- امکانات مدیریت اسناد
- اندازه اسناد قابل اسکن
را بین دو مدل دقیق مقایسه کرد.
برای شرکتی که روزانه تعداد زیادی سند را دیجیتال میکند، این مشخصات اهمیت بیشتری دارند.
چاپ دورو چقدر اهمیت دارد؟
Duplex امکان چاپ خودکار روی هر دو طرف کاغذ را فراهم میکند.
اگر مرتباً قرارداد، جزوه یا گزارشهای چندصفحهای چاپ میکنید، این قابلیت بسیار کاربردی است.
چاپ دورو علاوه بر کاهش تعداد برگ مصرفی، حجم اسناد بایگانیشده را نیز کاهش میدهد.
البته بسیاری از پرینترهای امروزی هم دابلکس دارند؛ بنابراین باز هم باید امکانات مدل به مدل مقایسه شوند.
برای چند کاربر دستگاه کپی بهتر است؟
تصور کنید یک شرکت ۱۵ کارمند دارد.
اگر همه کارکنان نیاز داشته باشند از یک دستگاه مشترک چاپ بگیرند، قابلیت شبکه اهمیت زیادی پیدا میکند.
یک دستگاه اداری شبکهشده میتواند به عنوان مرکز چاپ مجموعه مورد استفاده قرار گیرد.
کاربران از سیستمهای مختلف فایل ارسال میکنند و دستگاه در محل مشخصی از شرکت قرار میگیرد.
برای یک دفتر یک یا دو نفره ممکن است چنین ساختاری ضروری نباشد.
اما با افزایش تعداد کارکنان، استفاده از یک دستگاه مرکزی قدرتمند میتواند مدیریت تجهیزات را سادهتر کند.
یک دستگاه کپی یا چند پرینتر؟
این سؤال برای شرکتها مهمتر از چیزی است که به نظر میرسد.
فرض کنید پنج واحد شرکت هرکدام یک پرینتر جداگانه دارند.
این یعنی احتمالاً باید برای چند دستگاه:
- مواد مصرفی تهیه کنید.
- سرویس انجام دهید.
- قطعات نگهداری کنید.
- مشکلات فنی را مدیریت کنید.
در بعضی شرکتها استفاده از یک یا چند دستگاه کپی شبکهای مرکزی میتواند مدیریت تجهیزات را سادهتر کند.
اما این راهکار برای همه مناسب نیست.
اگر واحدهای شرکت فاصله زیادی دارند یا بعضی کاربران دائماً نیاز به چاپ فوری دارند، چند دستگاه مجزا ممکن است منطقیتر باشد.
هزینه خرید؛ پرینتر ارزانتر است یا دستگاه کپی؟
اگر یک پرینتر رومیزی ساده را با یک دستگاه کپی اداری چندکاره مقایسه کنیم، طبیعتاً ممکن است قیمت اولیه پرینتر پایینتر باشد.
اما این مقایسه به تنهایی کافی نیست.
باید ببینید دستگاه قرار است چه کاری انجام دهد.
اگر برای پاسخگویی به نیاز شرکت مجبور شوید:
پرینتر + اسکنر + دستگاه کپی
را جداگانه تهیه کنید، مقایسه هزینه تغییر خواهد کرد.
همچنین برای مجموعههای پرتردد، هزینه مواد مصرفی و هزینه هر برگ در بلندمدت اهمیت بیشتری پیدا میکند.
هزینه هر برگ را فراموش نکنید
برای مجموعهای که ماهانه ۲۰۰ صفحه چاپ دارد، اختلاف کوچک هزینه هر برگ شاید اهمیت زیادی نداشته باشد.
اما در شرکتی با هزاران چاپ ماهانه، همان اختلاف کوچک در طول سال میتواند قابلتوجه شود.
بنابراین هنگام مقایسه دستگاه کپی و پرینتر این موارد را بررسی کنید:
- قیمت مواد مصرفی
- ظرفیت مواد مصرفی
- هزینه تقریبی هر برگ
- عمر قطعات مصرفی
- هزینه سرویس
- حجم کاری مناسب دستگاه
ارزانترین دستگاه الزاماً ارزانترین دستگاه برای استفاده چندساله نیست.
فضای موردنیاز دستگاه چطور؟
اینجا پرینترهای رومیزی معمولاً مزیت دارند.
اگر دفتر بسیار کوچکی دارید و فضای محدودی در اختیار است، اندازه دستگاه اهمیت زیادی پیدا میکند.
دستگاه کپی اداری معمولاً فضای بیشتری نسبت به یک پرینتر رومیزی اشغال میکند.
بنابراین قبل از خرید محل نصب را مشخص کنید.
به فضای باز شدن کاستها، فیدر، درهای جانبی و دسترسی تکنسین برای سرویس نیز توجه کنید.
دستگاه را دقیقاً داخل فضایی که فقط به اندازه بدنه آن است قرار ندهید.
چه زمانی از پرینتر به دستگاه کپی مهاجرت کنیم؟
اگر در حال حاضر پرینتر دارید، لازم نیست صرفاً به دلیل بزرگتر شدن شرکت فوراً آن را کنار بگذارید.
اما چند نشانه میتواند نشان دهد زمان بررسی دستگاه کپی رسیده است:
۱. صف چاپ زیاد شده است
کاربران مرتب منتظر دستگاه هستند.
۲. حجم چاپ افزایش پیدا کرده
پرینتر بخش زیادی از روز در حال کار است.
۳. نیاز به A3 پیدا کردهاید
پرینتر فعلی پاسخگوی اسناد جدید نیست.
۴. اسکن زیاد شده است
کارکنان زمان زیادی برای اسکن اسناد چندصفحهای صرف میکنند.
۵. تعداد کاربران افزایش یافته
دستگاه فعلی دیگر پاسخگوی تمام بخشها نیست.
۶. چند دستگاه کوچک خریدهاید
هزینه و مدیریت چند پرینتر شروع به ایجاد دردسر کرده است.
در چنین شرایطی مقایسه دستگاه کپی چندکاره منطقی خواهد بود.
برای دفتر کوچک کدام بهتر است؟
اگر دفتر شما:
- تعداد کارکنان کمی دارد،
- چاپ روزانه محدود است،
- بیشتر A4 چاپ میکنید،
- اسکن و کپی کمی دارید،
یک پرینتر مناسب میتواند کاملاً کافی باشد.
هیچ دلیلی ندارد برای امکاناتی که استفاده نمیکنید هزینه پرداخت کنید.
برای شرکت متوسط و بزرگ چطور؟
با افزایش تعداد کارکنان، اسناد و حجم چاپ، مزایای دستگاه کپی چندکاره بیشتر مشخص میشوند.
قابلیتهایی مانند:
کپی، پرینت، اسکن، A3، فیدر، دابلکس و شبکه
میتوانند باعث شوند چندین فرآیند اداری از طریق یک دستگاه انجام شوند.
در این شرایط مدل مناسب باید بر اساس تعداد کاربران و حجم واقعی کار انتخاب شود.
دستگاه کپی شارپ برای شرکتها
اگر پس از مقایسه به این نتیجه رسیدید که دستگاه کپی چندکاره برای مجموعه شما مناسبتر است، میتوانید مدلهای مختلف را بر اساس سرعت و نوع چاپ مقایسه کنید.
برای مثال در میان مدلهایی که میتوان بررسی کرد:
Sharp BP-20M24
یک مدل سیاهوسفید برای بسیاری از فعالیتهای اداری و دفاتر.
Sharp BP-20M31
برای مجموعههایی که به سرعت بیشتر و حجم کاری بالاتری نیاز دارند.
Sharp BP-20C35
برای شرکتهایی که علاوه بر امکانات دستگاه کپی چندکاره، چاپ رنگی نیز بخشی از نیاز کاری آنهاست.
انتخاب بین این دستگاهها باید بر اساس نیاز واقعی مجموعه انجام شود، نه صرفاً سرعت بالاتر یا امکانات بیشتر.
قبل از خرید این ۸ سؤال را جواب دهید
قبل از اینکه بین پرینتر و دستگاه کپی تصمیم بگیرید، پاسخ این سؤالها را بنویسید:
- ماهانه تقریباً چند صفحه چاپ داریم؟
- چند نفر از دستگاه استفاده خواهند کرد؟
- آیا A3 لازم داریم؟
- روزانه چقدر کپی میگیریم؟
- روزانه چقدر اسکن داریم؟
- آیا اسناد چندصفحهای زیادی داریم؟
- چاپ رنگی واقعاً ضروری است؟
- آیا حجم کاری شرکت در یکی دو سال آینده افزایش پیدا میکند؟
اگر پاسخها را داشته باشید، انتخاب بسیار سادهتر خواهد شد.
جدول مقایسه دستگاه کپی و پرینتر
| معیار | پرینتر رومیزی | دستگاه کپی چندکاره اداری |
|---|---|---|
| چاپ اسناد | مناسب | مناسب |
| کپی | وابسته به مدل | از قابلیتهای اصلی |
| اسکن | در مدلهای چندکاره | معمولاً موجود در مدلهای چندکاره |
| A3 | در بسیاری از مدلهای کوچک وجود ندارد | در بسیاری از دستگاههای اداری موجود است |
| فیدر | وابسته به مدل | در بسیاری از مدلها موجود |
| چند کاربر | بسته به مدل | مناسب برای استفاده شبکهای اداری |
| فضای اشغالشده | معمولاً کمتر | معمولاً بیشتر |
| حجم کاری بالا | باید مدل مناسب انتخاب شود | مدلهای اداری متناسب با حجمهای مختلف وجود دارند |
| قیمت اولیه | مدلهای ساده معمولاً ارزانتر | معمولاً بالاتر |
| امکانات مدیریت اسناد | معمولاً محدودتر | بسته به مدل گستردهتر |
پس دستگاه کپی بخریم یا پرینتر؟
اگر فقط به چاپ محدود A4 نیاز دارید، پرینتر میتواند انتخاب سادهتر و اقتصادیتری باشد.
اما اگر مجموعه شما علاوه بر چاپ به کپی، اسکن اسناد چندصفحهای، A3، فیدر، شبکه و استفاده چند کاربر نیاز دارد، بررسی یک دستگاه کپی چندکاره منطقیتر خواهد بود.
در واقع سؤال درست این نیست:
«پرینتر بهتر است یا دستگاه کپی؟»
بلکه باید پرسید:
«کدام دستگاه با نوع کار و حجم اسناد مجموعه من تناسب بیشتری دارد؟»
مشاهده مدلهای فتوکپی شارپ
اگر نیازهای مجموعه شما به سمت دستگاه کپی چندکاره میرود، قبل از انتخاب چند مدل را از نظر سرعت، امکانات، نوع چاپ و مواد مصرفی مقایسه کنید.
برای مشاهده مدلهای موجود و مشخصات انواع فتوکپی شارپ میتوانید به صفحه دستگاههای کپی شارپ پویاشارپ مراجعه کنید.
عبارت «فتوکپی شارپ» را در پاراگراف بالا به صفحه «دستگاه کپی شارپ» سایت لینک بده.
این لینک داخلی اصلی مقاله است.
جمعبندی
انتخاب بین دستگاه کپی یا پرینتر به اندازه شرکت یا قیمت دستگاه محدود نمیشود.
برای دفترهای کوچک با حجم چاپ محدود، یک پرینتر مناسب میتواند تمام نیازها را برطرف کند.
اما با افزایش حجم اسناد، تعداد کاربران و نیاز به کپی، اسکن، A3، فیدر و شبکه، دستگاه کپی چندکاره میتواند انتخاب کاربردیتری باشد.
قبل از خرید، حجم چاپ ماهانه و فرآیند واقعی کار با اسناد را بررسی کنید.
اگر بیشتر وقت کارکنان صرف چاپ، کپی و اسکن اسناد چندصفحهای میشود، احتمالاً باید فراتر از یک پرینتر رومیزی فکر کنید.
برای انتخاب و خرید دستگاههای کپی شارپ میتوانید با پویاشارپ تماس بگیرید.
سوالات متداول
دستگاه کپی بهتر است یا پرینتر؟
برای چاپ محدود، پرینتر میتواند کافی باشد. برای محیطهایی که حجم بیشتری از چاپ، کپی و اسکن دارند، دستگاه کپی چندکاره میتواند انتخاب مناسبتری باشد.
برای شرکت دستگاه کپی بخریم یا پرینتر؟
به تعداد کاربران، حجم چاپ، نیاز به A3، اسکن، کپی و فیدر بستگی دارد. شرکتهای پرتردد معمولاً نیازهای بیشتری از یک پرینتر ساده دارند.
آیا دستگاه کپی میتواند مثل پرینتر از کامپیوتر چاپ کند؟
دستگاههای چندکارهای که قابلیت پرینت و اتصال مناسب دارند میتوانند فایلهای کامپیوتر را برای چاپ دریافت کنند.
آیا دستگاه کپی برای دفتر کوچک مناسب است؟
بله، اما اگر حجم چاپ و کپی بسیار پایین باشد ممکن است یک پرینتر کوچکتر از نظر هزینه و فضای اشغالشده انتخاب منطقیتری باشد.
آیا دستگاه کپی A4 هم چاپ میکند؟
دستگاههایی که از A3 پشتیبانی میکنند معمولاً اندازههای کوچکتر متداول مانند A4 را نیز پشتیبانی میکنند؛ مشخصات مدل دقیق باید بررسی شود.
برای چند کاربر دستگاه کپی بهتر است؟
عدد ثابتی وجود ندارد. با افزایش تعداد کاربران و حجم چاپ، استفاده از دستگاه اداری شبکهشده اهمیت بیشتری پیدا میکند.
BP-20M31 برای شرکت مناسب است؟
برای مجموعههایی که به دستگاه سیاهوسفید با سرعت بالاتر نسبت به مدلهای ۲۴ صفحهای نیاز دارند، BP-20M31 میتواند یکی از مدلهای قابل بررسی باشد.
